Als je het doel van de vergadering kent weet je welke inrichting van de vergaderruimte de voorkeur geniet. En afhankelijk van het doel van de vergadering kies je bij de inrichting van een vergaderruimte voor de juiste aanvullende details. Het kennen van je vergaderdoel is niet alleen belangrijk om de gewenste resultaten te behalen maar ook om zo effectief mogelijk de tot je beschikbare middelen in te zetten. Van sfeer tot audiovisuele techniek, bij het inrichten van de vergaderruimte staat om te beginnen de vraag wat je met de vergaderingen en meetings wil bereiken centraal.


Voorbeelden bij het inrichten van vergaderdoelen

Als het doel van de vergaderbijeenkomst informatie delen, geven dan wel uitwisselen is, is het zinvol om bij het inrichten van de vergaderruimte te kiezen voor een meer traditionelere inrichting. Dat wil zeggen, een opstelling van een robuuste tafel met bijbehorende stoelen, en deze gesitueerd in een ovale opstelling. Wil men echter naar een betere samenwerking toe binnen het team of bedrijf en ligt een en ander nogal gevoelig, dan is een wat intiemere opstelling een pré. Bijvoorbeeld een waarbij de deelnemers in een huiskamerachtige omgeving kunnen praten met elkaar. Maar als de vergadering gedachten uitwisselen tot doel heeft en brainstormen om nieuwe ideeën te ontwikkelen, dan ligt het voor de hand om te kiezen voor een omgeving waar men wat meer kan sparren met elkaar, in een sfeer die voornamelijk ontspannen is.


Van vergaderdoel naar vergaderruimte

Van een klassieke vergaderzaal tot een vergaderruimte op locatie waar men vrijer is in de keuze van zitten of staan, zoals zittend of leunend op een barkruk bijvoorbeeld, bij het inrichten van de vergaderruimte komt meer bij kijken dan je op het eerste gezicht zou denken. Samenvattend kun je stellen dat of het nu gaat om een kort informeel overleg of een belangrijke bestuursvergadering, het is uiteindelijk de vergadervorm die de aankleding van de vergaderruimte bepaalt.